Qui est une partie prenante ?
Un individu ou un groupe ayant un intérêt légitime et/ou démontrable dans, ou qui est directement affecté par, les activités de l'unité de certification (par exemple, la plantation d'huile de palme auditée) et les conséquences de ces activités. SCS évalue les commentaires reçus des parties prenantes en dehors de la région locale des opérations différemment des parties prenantes situées directement à côté ou à proximité de la zone opérationnelle. Nous ferons parfois référence à ces dernières en tant que parties prenantes directement affectées. SCS accordera généralement plus d'importance à leurs commentaires qu'à ceux reçus de groupes basés au niveau international ou national, mais dans une ville située en dehors de la zone d'influence des opérations.
Nous aimerions profiter de cette occasion pour clarifier le rôle de SCS dans le processus de certification des principes et critères (P&C) de la Table ronde sur l'huile de palme durable (RSPO). Ce faisant, nous souhaitons également identifier comment les parties prenantes et les groupes de la société civile peuvent s'engager de manière constructive dans le processus de certification des principes et critères de la RSPO et en être informés.
SCS est un tiers neutre, un courtier honnête en informations.
SCS est un organisme de certification, une entité indépendante qui opère sous les directives établies par les propriétaires de la norme et selon les protocoles établis pour la façon dont notre travail doit être mené. Dans le cas de la RSPO, les organismes de certification sont guidés principalement par la norme ISO/IEC 17021-1 Exigences pour les organismes procédant à l'audit et à la certification de systèmes de gestion et le document des systèmes de la RSPO, qui ensemble, fournissent le cadre de la façon dont nous menons notre travail. La portée du travail de SCS est limitée à l'évaluation de la conformité de l'unité de certification aveclesprincipes RSPO . et Critères. L'évaluation (aussi appelée audit) couvre les aspects juridiques, environnementaux, économiques, sociaux et de santé des travailleurs, comme l'exigent les principes et critères de la RSPO.
SCS reconnaît que certaines parties prenantes peuvent estimer que les normes RSPO sont insuffisantes pour traiter et remédier pleinement aux problèmes environnementaux et sociaux de l'industrie de l'huile de palme. En tant que tierce partie neutre et courtier honnête d'informations, ce n'est pas le rôle de SCS de prendre position sur la norme ou de plaider pour des changements, sauf pour demander des interprétations lorsque les exigences ne sont pas claires. La théorie du changement de la RSPO est qu'une fois qu'une entreprise s'engage dans le processus de certification, cela va nécessairement conduire à une amélioration continue au sein de l'entreprise, en raison d'une surveillance accrue et de la norme elle-même qui élève progressivement la barre de la durabilité pour les entreprises qui y participent. SCS souscrit à cette conviction.
Le rôle du SCS dans les audits de certification
Notre rôle est d'évaluer les opérations des plantations/usines de palme du client par rapport aux principes et critères de la RSPO, qui fixent les exigences pour obtenir la certification. Nous évaluons les plantations de palmiers en effectuant des visites sur site, en menant des entretiens avec les personnes concernées, en recherchant la contribution des parties prenantes, en rédigeant des rapports sur les résultats, en émettant des actions correctives si nécessaire, et en évaluant les résultats en fonction des exigences de la norme pour déterminer la certification.
Les parties prenantes sont un élément essentiel de l'audit
SCS s'appuie sur et apprécie les informations qui lui sont fournies par la communauté des ONG et de la société civile. Les parties prenantes sont invitées à fournir des commentaires sur les impacts sociaux et environnementaux de l'unité de certification par e-mail, WhatsApp, téléphone, ou lors de réunions en personne. Si vous souhaitez que vos commentaires soient traités de manière confidentielle ou restent anonymes, veuillez l'indiquer à SCS. En général, les commentaires reçus dans les 30 jours suivant la date de notification sont pris en compte lors de l'audit de certification.
Les preuves d'audit les plus utiles, dans la plupart des cas, sont des informations spécifiques (par exemple, le récit de première main d'un incident, y compris le lieu et la date) et vérifiables (par exemple, corroborées par des documents, des photos, des parties supplémentaires). Les allégations de violation des normes RSPO qui reposent sur des preuves anecdotiques sans preuves documentaires sont généralement moins utiles pour établir la non-conformité à la norme. Bien que toutes les parties intéressées soient invitées à soumettre des commentaires, en particulier celles qui ont l'habitude de travailler dans la région, nous accordons plus de poids aux commentaires des parties prenantes directement concernées (c'est-à-dire celles qui sont basées localement dans la zone du site opérationnel) qu'à ceux qui sont indirectement concernés.
Informer et impliquer les parties prenantes dans les audits P&C de la RSPO
Les parties prenantes peuvent s'informer des audits à venir sur la page web des annonces publiques d'évaluation des principes et critères de la RSPO. Conformément aux exigences de la RSPO, SCS envoie au Secrétariat de la RSPO une copie de l'annonce au moins cinq jours avant l'annonce publique prévue (c'est-à-dire un mois et cinq jours) pour affichage. L'annonce, disponible dans les langues nationales officielles, comprend des détails sur la ou les entités à auditer, leur(s) emplacement(s), les dates de l'audit, les coordonnées de l'entreprise et de SCS et les instructions pour fournir des commentaires à SCS.
Lorsque SCS identifie des opérations d'une plus grande complexité, nous avons également pris des mesures supplémentaires pour soutenir la consultation des parties prenantes, notamment en plaçant des annonces dans les médias locaux (par exemple, journaux, radio), en affichant des bulletins dans les centres communautaires locaux et en consacrant plus de temps aux réunions avec les parties prenantes de la communauté afin d'instaurer la confiance avec les membres de la communauté. SCS reconnaît l'importance pour toutes les parties prenantes d'avoir suffisamment de temps pour fournir des commentaires et fait des efforts considérables pour s'assurer que c'est le cas. Si des commentaires supplémentaires ont été oubliés lors d'un audit, nous invitons les parties prenantes à les soumettre, en dehors d'une réunion officielle, directement à nos auditeurs via WhatsApp ou par e-mail au siège de SCS.
Bien que SCS s'efforce de rencontrer et d'entendre autant de parties prenantes que possible, il n'est pas toujours possible de rencontrer toutes les communautés et tous les groupes lors de chaque audit. Néanmoins, SCS cherche à s'assurer que, dans la mesure du possible, les groupes représentatifs sont consultés (c'est-à-dire les chefs, les anciens, les leaders d'opinion, les groupes de femmes et les jeunes leaders). En particulier, les personnes qui peuvent parler des questions pertinentes sur la base d'une connaissance et d'une expérience directes de ces questions sont ciblées pour la consultation.
Toute plainte est soigneusement documentée et toute préoccupation soulevée fait l'objet d'une enquête approfondie pendant l'audit. S'il existe des preuves spécifiques et vérifiables concernant des groupes ou des personnes que SCS n'a pas interrogés, nous sommes heureux de recevoir ces informations afin de pouvoir les examiner lors du prochain audit de surveillance.
Nous nous engageons à entretenir une relation engagée et positive avec la communauté des ONG et de la société civile, mais nous ne pouvons pas nous engager à toujours informer toutes les parties prenantes lorsque des décisions de certification RSPO sont prises, en raison de la limitation des ressources.
