Déclaration relative aux minerais provenant de zones de conflit
Diligence raisonnable au titre de la loi Dodd-Frank (1502) et du règlement de l'UE sur les minerais provenant de zones de conflit (2017/821)
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Qu'est-ce que le rapport sur les minerais provenant de zones de conflit ?
Respectez les exigences de diligence raisonnable prévues par la loi Dodd-Frank (1502) et le règlement de l’UE sur les minerais provenant de zones de conflit (2017/821), et conformez-vous aux obligations de déclaration publique imposées par la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis et les autorités de régulation de l’UE grâce à SCS Global Services. Notre service d'audit tiers du rapport sur les minerais de conflit et notre système de développement de procédures de diligence raisonnable vous permettent de divulguer correctement les sources de ces minerais et vous aident à réduire le risque de contribuer à des conflits armés en République démocratique du Congo (RDC) et dans les pays voisins.
Pourquoi choisir « SCS Global Services » ?
SCS Global Services possède une expertise en matière de traçabilité et de transparence des métaux précieux, ainsi que trois décennies d’expérience dans la certification sociale et environnementale par des organismes tiers et l’évaluation de la chaîne d’approvisionnement. Nous avons développé le programme Certified Responsible Source™, sommes membres de l’International Precious Metals Institute (IPMI) et sommes accrédités par le Responsible Jewelry Council. Nous collaborons avec des associations professionnelles afin de mettre au point des approches de diligence raisonnable fondées sur les risques pour identifier les minerais de conflit, et nous participons également activement à la Responsible Minerals Initiative (RMI) afin d’optimiser le Responsible Minerals Assurance Process (RMAP) de cette dernière.
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Respectez vos obligations en matière de conformité :
- Développement d’un système de diligence raisonnable – Nous vous aidons à garantir que votre système de diligence raisonnable en matière de minerais de conflit est efficace et conforme aux exigences réglementaires, et nous vous accompagnons dans la planification de la conformité et l’élaboration de politiques relatives aux minerais de conflit, l’analyse des risques, la cartographie de la chaîne d’approvisionnement et l’atténuation des risques. Grâce à ces services, nous identifions les lacunes et les risques critiques de votre système actuel, ainsi que les recommandations énoncées dans les lignes directrices de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) en matière de diligence raisonnable et dans des cadres tels que la liste de contrôle de l’initiative « Conflict-Free Smelter » de la RBA.
- Audit des rapports sur les minerais de conflit – Nous proposons des audits indépendants du secteur privé (IPSA) axés sur la performance pour les rapports sur les minerais de conflit, conformément aux directives du « Yellow Book » du Government Accountability Office (GAO) des États-Unis. L’audit permet de confirmer que la diligence raisonnable décrite dans votre rapport sur les minerais de conflit est conforme au cadre de l’OCDE et correspond aux mesures de diligence raisonnable mises en œuvre par votre entreprise.
Depuis l'adoption de l'article 1502 de la loi Dodd-Frank en 2010, notre division « Services de chaîne d'approvisionnement » aide les entreprises à définir et à mettre en œuvre des politiques d'approvisionnement, ainsi qu'à établir des processus de diligence raisonnable fondés sur les risques. Nous mobilisons un réseau mondial d'auditeurs experts afin de communiquer clairement les objectifs de votre système de diligence raisonnable en matière de minerais de conflit, et de recueillir et valider les preuves de conformité.
Processus
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Élaborer une politique d'approvisionnement (facultatif)
Nous travaillons avec vous pour définir des politiques d'approvisionnement concernant les produits clés et leurs composants. Les systèmes de certification fiables disponibles pour ces critères privilégiés sont identifiés dans votre politique d'approvisionnement.
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Définir des profils de risque
Nous établissons un profil de risque pour chaque composant de produit en tenant compte à la fois de la probabilité que ce composant contienne des minerais de conflit et du montant dépensé par composant. Cette approche vous permet de réduire avec précision votre liste de fournisseurs cibles et d'accélérer votre processus de mise en place de la diligence raisonnable.
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Cartographier la chaîne d'approvisionnement
Nous mettons en place un programme de traçabilité des fournisseurs afin de cartographier votre chaîne d’approvisionnement, y compris son ampleur et sa complexité. L’objectif est d’identifier les minerais de conflit potentiels susceptibles d’être utilisés dans votre produit ou votre processus de production. Nous identifions tout d’abord les fonderies et raffineries conformes au RMAP. Pour les fournisseurs à haut risque s’approvisionnant auprès d’installations non certifiées, nous menons une enquête plus approfondie afin de cartographier les mines ou lieux d’origine spécifiques. Nos listes de contrôle s’appuient sur le modèle de rapport sur les minerais de conflit (CMRT). Nous collaborons régulièrement avec des fournisseurs de solutions logicielles afin de recueillir les données nécessaires sur vos fournisseurs.
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Réagir aux risques identifiés
Nous identifions les lacunes et les risques majeurs de votre système actuel, conformément aux recommandations énoncées dans le Guide de l'OCDE sur la diligence raisonnable ou dans des cadres tels que le RMAP de la RMI.
Vous devez déposer un rapport sur les minerais de conflit (CMR) si votre produit ou votre processus de production contient du tantale, de l'étain, du tungstène et de l'or (également appelés « CM 3TG ») provenant de l'un des « pays concernés » et si ces minerais ne proviennent pas de déchets ou de sources recyclées. La règle définitive de la SEC stipule que le rapport sur les minerais de conflit doit faire l'objet d'un audit annuel réalisé par un auditeur indépendant du secteur privé.
Processus d'audit
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Soumettre le rapport sur les minerais provenant de zones de conflit
Nous évaluons votre rapport de gestion des chaînes d'approvisionnement (CMR), les descriptions des principaux collaborateurs et de leurs responsabilités, les procédures opérationnelles standard relatives aux systèmes de traçabilité et à la gestion des risques, les politiques en matière de minerais de conflit, ainsi que d'autres documents connexes.
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Envoyer les documents
Veuillez nous transmettre vos documents, notamment : les contrats avec les fournisseurs, les échanges avec les fournisseurs, les analyses des risques, les plans de gestion des risques, les comptes rendus des réunions de direction, ainsi que tous les rapports d'audit ou d'évaluation réalisés par votre entreprise ou par des auditeurs indépendants.
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Entretiens
Nous menons des entretiens avec le personnel concerné, les consultants et les fournisseurs.
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Rapport d'évaluation
Nous fournissons un rapport de synthèse établi conformément aux exigences du « Yellow Book » du GAO et aux recommandations de l’Institut américain des experts-comptables agréés (AICPA). Une liste de contrôle fondée sur les recommandations de l’OCDE et les compléments pertinents est également fournie ; chaque indicateur est vérifié au regard du système de diligence raisonnable décrit dans le CMR. Cette même liste de contrôle sert à recenser les éléments probants pertinents recueillis à l’appui des conclusions générales.
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Décision de vérification
Sur la base des éléments de preuve et des informations fournies, nous déterminons si la conception de votre dispositif de diligence raisonnable, telle qu’elle est présentée dans le rapport sur les minerais provenant de zones de conflit, est conforme ou non aux critères énoncés dans les lignes directrices de l’OCDE.
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Renouvellement
Des audits annuels de vos rapports sont obligatoires afin de respecter les exigences de la SEC en matière de reporting.
Qu'est-ce que l'article 1502 de la loi Dodd-Frank ?
L'article 1502 de la loi Dodd-Frank a été adopté par le Congrès américain en 2010, en réponse aux préoccupations suscitées par la vente de minerais de conflit utilisés pour financer des conflits régionaux en République démocratique du Congo (RDC) et dans neuf pays limitrophes (« pays concernés »). L'article 1502 impose aux sociétés cotées en bourse de divulguer toute utilisation de minerais provenant d'activités minières menées dans ces régions de conflit. Cette disposition s'applique à tous les « émetteurs » enregistrés auprès de la SEC (y compris les émetteurs étrangers) qui fabriquent ou font fabriquer sous contrat des produits pour lesquels les minerais de conflit sont nécessaires au fonctionnement ou à la production dudit produit.
Quels sont les « pays concernés » ?
Ces dix pays sont la République démocratique du Congo (RDC), la République centrafricaine, la République du Congo, la Tanzanie, le Burundi, le Soudan du Sud, la Zambie, le Rwanda, l'Angola et l'Ouganda.
Quel niveau de divulgation la SEC vous impose-t-elle ?
La règle définitive de la Commission américaine des opérations boursières (SEC) prévoit une procédure en trois étapes permettant de déterminer le niveau d'information que vous êtes tenu de fournir concernant vos produits :
- Vérifiez si vos produits contiennent des minerais de conflit: l'article 1502 de la loi Dodd-Frank définit les « minerais de conflit » comme étant la cassitérite, la columbite-tantalite, l'or et la wolframite, ainsi que leurs dérivés. L'article 1502 s'applique aux produits manufacturés contenant des minerais de conflit jugés « nécessaires » au bon fonctionnement de votre produit ou au processus de fabrication de celui-ci. La plupart des détaillants vendant sous marque propre en sont exemptés.
- Réalisez une « enquête raisonnable sur le pays d’origine » (RCOI) afin de déterminer la provenance de vos minerais de conflit – Cette enquête vise à déterminer si les minerais de conflit utilisés dans votre production ou dans le processus de production proviennent de l’un des pays concernés. Vous n’êtes pas tenu d’exercer une diligence raisonnable si ces minerais de conflit ne proviennent pas des pays concernés ou s’ils sont issus de sources recyclées ou de ferraille ; toutefois, vous devez déposer un rapport annuel de divulgation via le formulaire SD de la SEC, décrivant l’enquête RCOI que vous avez utilisée pour déterminer votre statut « sans conflit ».
- Faites preuve de diligence raisonnable pour déterminer si vous financez, directement ou indirectement, des groupes armés. La diligence raisonnable est requise si les minerais de conflit sont « nécessaires » à votre activité, ne proviennent pas de sources recyclées ou de ferraille, et sont originaires des pays concernés. La diligence raisonnable consiste à déterminer si vos minerais ont, directement ou indirectement, financé ou profité à des groupes armés. Dans ce cas, vous devez déposer un rapport sur les minerais de conflit en annexe du formulaire SD.
Quels sont les délais réglementaires applicables aux audits relatifs aux déclarations sur les minerais provenant de zones de conflit ?
La SEC accorde un délai transitoire aux entreprises pour mettre en place les systèmes de traçabilité nécessaires dans les pays concernés. Si, au cours de cette période, vous constatez qu’il est « impossible de déterminer » si votre produit ou votre processus de production contient des minerais de conflit, vous devez communiquer vos conclusions et décrire les mesures que vous avez prises pour exercer une diligence raisonnable quant à l’origine et à la chaîne de traçabilité de vos minerais de conflit. Ce délai de grâce prend fin en 2016 pour les grandes entreprises et en 2018 pour les petites entreprises. À l’issue de ce délai, les entreprises qui constatent qu’elles détiennent des minerais de conflit provenant des pays concernés sont tenues de mettre en place des systèmes de vérification interne (IPSA).
Quels sont les cadres réglementaires acceptables pour la réalisation d'une diligence raisonnable ?
La réglementation définitive exige que la diligence raisonnable soit mise en œuvre selon un cadre de diligence raisonnable reconnu au niveau national ou international (par exemple, les « Lignes directrices de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) de 2011 sur la diligence raisonnable pour des chaînes d'approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque »).
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